¿Qué es la ISO 9001?

📌 La ISO 9001 es una de las normas internacionales más importantes, que se utiliza para gestionar la calidad en empresas y organizaciones. Conseguirás un estándar de prestigio adicional, que hablará mucho sobre tu forma de trabajar y de tus estándares como empresa:

Descubre sus beneficios

¿A quién aplica la ISO 9001?

🌍 La norma ISO 9001 aplica a todas las empresas cuyo objetivo sea crecer de forma sostenible. Por tanto, es una norma que aplica a todos los sectores:

La norma ISO 9001 NO es obligatoria, y por tanto, es tu decisión obtenerla y beneficiarte de ella. Sin embargo, ten en cuenta que poseer esta certificación puede marcar la diferencia entre tu empresa y otra similar.

Los 7 pasos clave para certificarte en ISO 9001

A continuación te dejo las claves para certificarte en esta norma. Si sigues estos pasos, no te costará en absoluto superar la auditoría externa que lo otorga.

1. Compromiso de los directivos

Los directivos de la empresa deben crear un documento (1 página es suficiente) aprobando la política de calidad. Es decir, expresando el compromiso con la calidad, declarando que será conforme a los requisitos legales y de los clientes, en el que además, se mencione que habrá una mejora continua del mismo.

Deberán definir objetivos realistas y alineados con la empresa, como mejorar los tiempos de entrega (>90%) a tiempo o reducir devoluciones (<5% de los pedidos).

También será necesario nombrar a un responsable (gerente, mando intermedio, o Responsable de Calidad) y asignar recursos (presupuestos y herramientas).

2. Diagnóstico inicial

Para superar este paso, es necesario analizar la situación de la empresa, es decir, revisar los procesos existentes. Mediante ese análisis, se detectan procesos que no están bien documentados, que carecen de responsables o que no tienen indicadores que midan su desempeño.

Una vez detectados, es cuando se elabora un Plan de Acción con plazos estimados. Por ejemplo:

«No existen indicadores en el departamento de compras. Se ha informado al departamento de compras para que este proceso tenga kpis en un plazo de 45 días.»

3. Documentación del SGC

Ahora bien, ¿Cómo se documenta correctamente un proceso?

Debe existir un manual (1 o 2 páginas es suficiente) para cada procedimiento, en el que se explique el flujo de trabajo de forma resumida. Es documento garantiza que todos los empleados trabajen de manera uniforme y permiten controlar incidencias.

El manual debería ser ligero y práctico, reflejando cómo se trabaja en el día a día. No sólo servirá para los trabajadores, sino que permitirá a los auditores consultar en profundidad cualquier proceso.

4. Formación del personal

Además de crear el manual, es necesario garantizar que los empleados lo utilizan. Por ello, es necesario determinar una serie de características para estos manuales:

Será especialmente útil, a ojos de un auditor, ver una línea estructurada de las formaciones que va recibiendo cada trabajador. Las formaciones periódicas y coherentes con los tiempos de aprendizaje de cada tarea se valoran muy positivamente.

5. Implementación diaria

Para estar seguros de que la ISO 9001 llega para quedarse, es necesario que todos los trabajadores de la empresa la adopten de la forma más natural posible. Si es sencillo y práctico, los trabajadores serán capaces de aplicarlo sin apenas esfuerzo, y será fácilmente integrable en la dinámica de la empresa:

• Cada trabajador debe conocer sus responsabilidades y ser capaz de reportar incidencias mediante canales definidos
• Se fijarán reuniones o informes periódicamente, que permitan evaluar resultados y tomar correcciones
• Se generarán registros de todas aquellas huellas documentales (recepciones, envíos, incidencias…) de forma que los procesos tengan la máxima trazabilidad posible

6. Auditoría interna

Esta paso consiste en simular la auditoría externa que otorga la certificación, de forma que se pueda evaluar la calidad de los cambios. Si la empresa supera la auditoría interna fácilmente, le costará poco esfuerzo superar la externa y obtener la certificación.

Lo ideal sería planificar una serie de auditorías por áreas o departamentos, y redactar un informe con los resultados observados. Con ello, se logran identificar áreas de mejora, y permiten mostrar a la empresa auditora los progresos sistemáticos.

7. Auditoría externa (Certificación)

La ISO 9001, exige que la certificación sea emitida por una empresa acreditada externa (AENOR, TÜV, SGS, Bureau Veritas…). Para ello, deberás recabar información sobre las opciones que tengas y ponerte en contacto para recibir un presupuesto.

Una vez hayas contratado el servicio, deberás superar la auditoría externa para obtener la certificación. Si se detectan algunos errores, se otorgará el período de 30 días para solucionarlos.

💡Será sencillo pasar el período de auditoría externa, si se utilizan las auditorías internas como simulaciones reales. De esta forma, el personal estará más preparado y relajado.

💡La certificación ISO 9001 se entrega por un período de 3 años, con revisiones de auditoría anuales. Por ello, es necesario garantizar que la empresa sigue activamente alineada con la norma.

Ahora que ya sabes todo esto… ¡Manos a la obra!

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