¿Qué es la ISO 20121?
📌La ISO 20121 (Sistema de Gestión de la Sostenibilidad para Eventos) es la norma más importante relacionada con la Sostenibilidad de Eventos, cuyo objetivo es ayudar a las empresas a reducir sus impactos negativos (ambientales, sociales, económicos).
Descubre sus beneficios
¿A quién aplica la norma ISO 20121?
🌍La norma ISO 20121 aplica a todas las empresas relacionadas con la organización de eventos, aunque hay algunos sectores en los que es particularmente destacada.
Organizadores
Sedes
Proveedores
La norma ISO 20121 NO es obligatoria, y por tanto, es tu decisión obtenerla y beneficiarte de ella.
Sin embargo, en muchas ocasiones, puede estar solicitada por una autoridad o gobierno (contratos públicos, licitaciones), un cliente grande o por políticas internas de una empresa. La norma es particularmente recomendada o requerida en actos internacionales, corporativos y gubernamentales, así como en eventos culturales y deportivos multitudinarios.
Los 6 pasos para certificarte en ISO 20121
A continuación te dejo las claves para conseguir la certificación iso 20121. Si sigues estos pasos, no te costará en absoluto superar la auditoría externa que lo otorga.
1. Diagnóstico inicial
Para superar este paso, se deben definir, documentar y comunicar una política ambiental. Esto implica revisar el estado de la compañía para poder fijar un marco de referencia con el que alcanzar unos objetivos realistas.
La política debe estar enfocada en el compromiso con la sostenibilidad y la co-partipación de todas las partes interesadas. También se aseguraran el cumplimiento de las regulaciones vigentes, así como se buscarán unas buenas políticas de transparencia, comunicación, y la mejora continua de la empresa.
Deben establecerse indicadores, ya que la norma exige metas claras y cuantificables, aunque estos variarán según el contexto de cada organización:
Metas ambientales
Consumo energético (kWh) y de agua (L) por participante.
Residuos generados.
Metas sociales
Proveedores locales contratados, impacto local.
Metas económicas
Costes totales de gestión ambiental y social. Retorno económico a la comunidad.
Además, se deben evaluar los posibles riesgos teniendo en cuenta la diversidad de las causas:
Altas emisiones de CO₂, residuos no gestionados, uso intensivo de recursos no renovables (agua, electricidad…), contaminación acústica o lumínica…
Falta de compromiso de proveedores, mala percepción social, sobrecostes imprevistos, falta de accesibilidad, incumplimiento normativo…
2. Planificación
En esta etapa, se ponen definen todos los objetivos a los que hemos hecho alusión en el apartado anterior.
Serán la base de la planificación, ya que todos los esfuerzos deben ir en esa dirección, y todos ellos conformarán la «hoja de ruta» para minimizar el uso de recursos, las emisiones, generación de residuos, también incrementando la accesibilidad. Se debe de evaluar su potencial impacto, así como proporcionar una priorización clara.
Deberá existir una gestión de recursos eficiente teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestaria y la necesaria división del trabajo y de las responsabilidades. También se usarán cronogramas para las actividades y herramientas de seguimiento.
Para lograr que plan de acción sea un éxito, se debe hacer hincapié en los siguientes aspectos:
Ejemplo:
Una empresa organizadora de eventos culturales detecta que el 30 % de las quejas recibidas por los asistentes están relacionadas con la gestión de residuos y el uso excesivo de plásticos de un solo uso. Se establece como meta sustituir en todos los eventos estos plásticos por materiales compostables y reciclables, además de implantar un sistema de recogida selectiva en cada área del recinto, antes de finalizar el segundo semestre. Para ello, se asigna un presupuesto de 50.000 € y un equipo compuesto por 1 coordinador de sostenibilidad, 2 responsables de operaciones y 1 técnico en gestión ambiental, liderados por el Responsable de Sostenibilidad Corporativa. Gracias a esta planificación, se espera reducir en un 40 % el volumen de residuos no reciclables y mejorar la percepción social del evento en términos de sostenibilidad.
3. Implementación y Operación
Cuando ya está creado el plan de acción, sólo queda ponerlo en marcha. Una buena implementación en el día a día permitirá superar la auditoría con facilidad.
Por ejemplo, para reducir los consumos, se cambiaran lámparas incandescentes por LED, se implementaran sensores de movimiento de iluminación, se instalaran sistemas de recirculación y reutilización de agua, se priorizaran materiales reciclados y reciclables…
En cuanto a capacitar al personal, por ejemplo, se fijarán cursos de ahorro energético y gestión de residuos, entrenamiento en protocolos de accesibilidad y simulación de exceso de ruido. Se podrán implementar campañas de concienciación mediante carteles, talleres, correos…
Como ejemplo, para proporcionar herramientas y recursos, se proporcionarán equipos de protección ambiental y contenedores para separar residuos con vistas a bajar el consumo y mejorar la eficiencia. También se podrán adquirir softwares de gestión sostenible de eventos (Sweap, WeTrack, Green Events Tool…) y se incluirán contenedores diferenciados y visibles.
4. Seguimiento y Medición
Para estar seguros de que la ISO 20121 llega para quedarse, es necesario que se adopte de la forma más sencilla y práctica posible. Para evaluar su efectividad y garantizar que sus objetivos se cumplen:
- Monitoreo constante: Se deben equipar las instalaciones con sensores y de medición en tiempo real, verificando el buen funcionamiento, así como registrando la opinión de los asistentes.
- Análisis de resultados, revisando métricas clave para evaluar el buen funcionamiento. ¿Se ha disminuido el consumo? ¿Se observa un aumento en la capacidad de reciclaje de residuos? ¿Ha aumentado la satisfacción de los participantes del evento?
- Ajustes y mejoras continuas: Reasignar recursos, reforzar las campañas de concienciación o cambiar de proveedores si se detecta que los resultados no cumplen los objetivos.
5. Auditoría interna y Mejora continua
Esta paso consiste en simular la auditoría externa que otorga la certificación, de forma que se pueda evaluar la calidad de los cambios. Si la empresa supera la auditoría interna fácilmente, le costará poco esfuerzo superar la externa y obtener la certificación.
Lo ideal sería planificar una serie de auditorías de todos los procesos relacionados con el evento y redactar un informe con los resultados observados. Con ello, se logran identificar áreas de mejora, y permiten mostrar a la empresa auditora los progresos sistemáticos. Éstos se pueden hacer mediante revisión documental, entrevistas a trabajadores y participantes, inspecciones…
Para realizar la auditoría interna, diseña preguntas modelo que permitan «examinar» de forma interna a la plantilla. De esta forma, podrás comprobar qué puntos necesitan mejorar.
+ ¿La organización garantiza que la gestión de su evento cumple con los objetivos de sostenibilidad en cuanto a residuos, accesibilidad e impacto social?
Cada trimestre, el comité de sostenibilidad revisa los registros de residuos generados, consumo de agua y energía en los eventos realizados.
Se realizan controles in situ sobre la correcta segregación de residuos y se evalúa el porcentaje de proveedores locales. Además, se ha implantado un software de gestión sostenible de eventos. Gracias a estas medidas, en el último año se logró aumentar un 30 % la contratación de proveedores locales y accesibles, reducir un 25 % los residuos enviados a vertedero y disminuir un 18 % el consumo de agua en los recintos.
6. Auditoría externa (Certificación)
La ISO 20121, exige que la certificación sea emitida por una empresa acreditada externa (AENOR, TÜV, SGS, Bureau Veritas…). Para ello, deberás recabar información sobre las opciones que tengas y ponerte en contacto para recibir un presupuesto.
Una vez hayas contratado el servicio, deberás superar la auditoría externa para obtener la certificación. Si se detectan algunos errores, se otorgará el período de 30 días para solucionarlos.
💡Será sencillo pasar el período de auditoría externa, si se utilizan las auditorías internas como simulaciones reales. De esta forma, el personal estará más preparado y relajado.
💡La certificación ISO 20121 se entrega por un período de 3 años, con revisiones periódicas para confirmar el mantenimiento de las mejoras. Por ello, es necesario garantizar que la empresa sigue activamente alineada con la norma.